Everyday compiti di pianificazione e strumenti di gestione e suggerimenti

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La nostra vita è di circa obiettivi. Rare persona vive senza un fine ultimo o un uccello sogno svolazzante da qualche parte su un orizzonte. Ma il raggiungimento di questo obiettivo implica l'esecuzione di migliaia di piccoli compiti, quotidiana, incontri e azioni. La pianificazione di queste attività è effettivamente ciò che la gestione del tempo è di circa.

In realtà, la gestione del tempo non è esattamente una parola giusta in quanto non siamo in grado di gestire o controllare il tempo determinato, ma può gestire solo noi stessi, le nostre azioni per adattarsi al limiti di tempo. È per questo che alcuni preferiscono "la gestione della vita" o "compiti di gestione" termini.

Idea di base di compiti di gestione è quello di organizzare la vostra vita quotidiana in modo che si poteva più facile e veloce raggiungere i tuoi obiettivi finali. Tuttavia, solo un mucchio di mente disciplinata non riesce a perdere il loro cuore si occupano con gli organizzatori di tempo complesse, di pianificazione e mucchi di carte. La maggior parte della gente comune li considerano un attributo della vita aziendale, mentre ancora troppo noiosa e il tempo-cosa lunghi di implementazione, in una routine quotidiana.

Ma ecco un'altra idea: nessun giorno senza una pianificazione. Il motivo principale di ciò è che la capacità di memoria umana sono molto limitati in termini di elementi contemporaneamente memorizzati. Si è constatato che la maggior parte di noi può contenere non più di 7 (± 2) gli oggetti in una memoria a breve termine. Il che significa inevitabilmente che dobbiamo mettere un po 'dei nostri pensieri o compiti in carta o il tipo in un computer. Così, il cervello si libera dal bisogno gravata da ricordare roba irregolare, per esempio, in agosto, è 12 ° anniversario del matrimonio di tua zia.

Un'altra ragione per la pianificazione giornaliera è che consente di risparmiare notevolmente il vostro tempo. L'idea di GTD (Getting Things Done) sta diventando molto popolare oggi a causa di migliaia di lavoratori disorganizzati e governanti hanno trovato la loro pace e armonia solo per il tempo libero non spesi per la pianificazione e la memorizzazione. Ora hanno avuto la possibilità di utilizzare il tempo in modo più efficace sulla creatività o semplicemente riposare.

Getting Things Done è un metodo creato da David Allen e descritto in un libro con lo stesso nome. GTD si fonda sul principio che una persona ha bisogno di spostare le attività fuori dalla mente di registrazione esternamente. In questo modo, la mente è liberata dal compito di ricordare tutto ciò che si deve fare e si può concentrare sulla effettua tali compiti.

Qui ci sono i principi fondamentali del GTD:

1. Raccogli le tue idee: Catturare tutto (roba) che è necessario per tenere traccia, ricordare o intervenire su e metterla in un cosiddetto "secchio": una casella di posta elettronica fisica, una casella di posta elettronica, un registratore, un taccuino, un PDA, un desktop, ecc Questo renderà la vostra testa off-caricati e prevenire overflow di informazioni in una situazione di scelte abbondanti, attività o eventi.
2. Processo la roba: Stabilire se una certa azione deve essere presa o meno. Se un compito è fattibile (cioè richiede meno di due minuti): a) DO subito, b) delegare tale compito, c) rinviarlo.
3. Organizza: Se un compito non richiede l'azione: a) definire l'azione successiva, b) il file per riferimento, c) buttare via, d) conserverà per la possibile azione dopo, e) la mettono in "Someday / Maybe" list, f ) di aspettare per altre azioni o eventi per completare.
4. Review ( "deposito tickler"): Tutte le azioni in sospeso, progetti e 'in attesa di' compiti dovrebbero essere riesaminati almeno una volta alla settimana, facendo in modo che tutti i nuovi compiti o prossimi eventi sono inseriti nel sistema GTD e che tutto sia aggiornato.

To-do lists: vantaggi e suggerimenti

In generale, a fare le liste sono liste di carta o al computer i file in cui annotare i compiti, le attività previste in relazione a una certa data o un periodo di tempo. To-do lists fornire una serie di vantaggi importanti per la pianificazione periodica:

-- organizzare la vostra vita: Aumentare l'efficienza e quindi la produttività, consentendo di più tempo per il tempo libero.

-- definizione delle priorità: In elenchi di attività si possono concentrarsi sui compiti più importanti e gli oggetti per migliorare la produttività e raggiungere gli obiettivi più molto più veloce. Priorità permette di dare i compiti più importanti maggiore attenzione, energia e tempo. Avendo i vostri compiti in ordine di priorità significa anche che si sa esattamente che cosa farà dopo, quando questa o quella roba è fatto.

-- coordinamento dei compiti simili: Evitare la ripetizione del lavoro. Per esempio, se devi portare un documento ad alcuni magazzini e informare i propri lavoratori sul previsto incontro, questi due compiti si può fare tutto.

-- verifica l'avanzamento

-- ricordando: Di essere immessi sul vostro frigorifero (nel caso di carte adesive) o in evidenza con le notifiche audio (nel caso di dispositivi elettronici) che ti fa ricordare a tutti i compiti importanti in anticipo.

10 consigli di base per le attività di gestione e la creazione di elenchi di attività:

1. Trovare il metodo giusto di mantenere i to-do lists: Alcune persone come mettere giù i compiti a mano su tear-off giornali, pianificatori quotidiani o elenchi A4, mentre altri utilizzano i fogli di calcolo Excel, Outlook o barre di strumenti software particolari in grado di creare compiti, monitorare le loro prestazioni, riprodurre avvisi sonori e eseguire altre utili funzioni.
2. Assegnare priorità alle attività: Mettere le attività in ordine di importanza / urgenza e dare maggiore priorità ai compiti che farti più vicini ai vostri obiettivi.
3. Siate realisti: Verificare se si può davvero realizzare il compito che stai entrando. Anche essere sicuri che il compito è reale per il periodo previsto di tempo.
4. Essere specifici: Ogni elemento del tuo elenco dovrebbe essere un compito comprensibile, breve e misurabili.
5. Break down compiti complessi in piccoli pezzi gestibili e concentrarsi su uno alla volta.
6. Gruppo e categorizzare compiti analoghi: Per esempio, di creare diverse liste di cose da fare per le categorie - gli acquisti, incontri, eventi, ecc
7. Delegare il vostro lavoro: Se ci sono altre persone disponibili che possono aiutarli con il vostro lavoro, chiedete loro di aiutarvi.
8. Essere flessibile e non troppo dettagliati: Ricordo che le funzioni possono a volte essere interrotta o ritardata, in modo da consentire alcune varianti o riserve per loro.
9. Lasciare spazi per le attività di imprevisti: Non si può sapere esattamente che cosa devi fare, ma se si prevede il tempo per farlo, poi altre cose importanti, non otterrà spinto fuori del modo in cui la domanda si pone.
10. Fai la to-do lists un record giornaliero: Alla fine della giornata di lavoro, prendere il tempo di rivedere le realizzazioni del giorno, attraversare li fuori della vostra lista e pianificare il lavoro per il giorno successivo.

Molti esperti di consulenza di gestione del tempo di introdurre un sistema basato su una carota-bastone e principio: pensare a una ricompensa otterrete in caso di realizzazione e sorta di punizione, se un compito non sarà completato entro la fine del periodo previsto.

E 'anche una buona idea per valutare regolarmente come stai spendere il vostro tempo. In alcuni casi, la cosa migliore che puoi fare è smettere di fare un'attività che non è più serving you in modo da poter trascorrere il tempo facendo qualcosa di più prezioso. Prendere in considerazione ciò che si sta rinunciando al fine di mantenere le attività in corso.

Popular compiti di gestione del software:

• Remember The Milk: Web-based to-do list manager, con l'accento sulla semplicità e l'integrazione con le più diffuse applicazioni di terze parti.
• TaskPilot: Opzioni compito più ampio; supporta le cartelle e la gerarchia compito; esportazione / importazione da Outlook.
• FusionDesk: Gerarchica delle cartelle, filtri personalizzabili, tempo di relazioni, la sincronizzazione con Outlook e altri PC.
• Swift To-Do List: Struttura ad albero gerarchico, compiti di drag & drop, allegati ai compiti, più a fare i database.
• VIP Task Manager: / Software client server per la collaborazione del gruppo di lavoro e gestione delle attività da più utenti.
• MindDecider: Gestione del progetto e del processo decisionale software con ampi compiti di strumenti di gestione.

Vantaggi degli strumenti MindDecider di gestione delle attività:

• facile creazione di to-do lists
• definizione delle priorità per le attività (GTD)
• organizzare le attività in ordine di importanza e la selezione dei compiti più importanti (GTD)
• l'aggiunta di commenti, immagini e collegamenti ipertestuali
• per applicare gli attributi per le attività di misurazione e di controllo
• facile immissione dei compiti su una timeline e monitoraggio dei progressi
• numero illimitato di operazioni (GTD)
• categorizzazione dei compiti e delle attività secondarie (compiti albero)
• preset controlli, la domanda e gli altri marchi
• zoom in / out calendario che mostra i periodi da ore ad anni.

Riferimenti:

• David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin (Non-Classics), 2002.
• Morgenstern, Julie. Organizzare Da the Inside Out, Owl Books, 1998.
• Marc Mancini, Time Management: competenze di Business Express serie, McGraw-Hill Professional, 1993.
• Gli elenchi Do: la chiave per l'efficienza (MindTools.com)
• Iniziare a lavorare con "Getting Things Done" (43folders.com)
• A Primer su Getting Things Done (7pproductions.com)

Visita MindDecider web-site www.minddecider.com per scaricare le versioni aggiornate di MindDecider, progetti di visualizzare e leggere gestione articoli correlati.

 

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