Software Di Scelta Della Gestione Di Progetti

Share

|

In questa lezione, imparate i generi di software che sono disponibili, le possibilità di software, che le funzioni del software sono cruciali e la guida di riferimento per la selezione.

Con lo scatto di un mouse

Il software della gestione di progetti oggi è disponibile ad una varietà di prezzi, offrente un'ampia varietà di funzioni. Potete usare il software per progettare, iniziare, rintracciare e controllare il vostro progresso. Potete sviluppare i rapporti, diverse tabelle della stampa ed alla spinta di un E-mail uno scatto o (del tasto di un mouse) virtualmente tutta la funzione dei vostri programmi di progetto a qualunque membro della squadra, direttore generale, esecutivo, o consegnatario.

Considerando che in anticipo le versioni del software della gestione di progetti hanno messo a fuoco sulla progettazione, sulla programmazione e sui risultati, attrezzi per analizzare il vostro progresso, l'individuazione dei percorsi critici e chiedere "che cosa se" le domande stessero difettando di.

ATTENZIONE

Oggi, ci sono tante opzioni in e fra tanti fornitori che il problema sta trovando il vostro senso con le scelte bewildering.

Bennett Lientz e Kathryn Rea nella gestione di progetti per il ventunesimo secolo osservano che il software della gestione di progetti ha almeno cinque chiare differenze dall'elaborazione di testi più ampiamente conosciuta ed usata, base di dati e software del foglio elettronico:

Il software della gestione di progetti è usato molto spesso che altre categorie di software.

Poca gente usa il software della gestione di progetti, anche se i partecipanti ed i consegnatari di progetto vedono solitamente l'uscita generata.

Il software della gestione di progetti tiene conto più adattamento che molti altri tipi di software.

Il software della gestione di progetti tende ad essere più costoso dei tipi comunemente usati e ampiamente conosciuti di software.

Poca gente nella vostra sfera del lavoro è probabile sapere usare il software della gestione di progetti. Lasci una buona cosa sola

Il software della gestione di progetti è andato da essere costoso e grezzo, a meno costoso ed altamente funzionale, ancor meno costoso, ma dal confondere. Quando il responsabile di progetto de Harvard è stato lanciato in 1983 ha rappresentato un'innovazione nel software della gestione di progetti. Il relativo fuoco principale era sul progetto che stanzia, programmante ed amministrazione delle risorse. Con il responsabile di progetto de Harvard potevate generare le tabelle di Gantt, le tabelle di PERT/CPM e una varietà di altre tabelle e tabelle. È stato considerato un pacchetto integrato di pianificazione e di controllo di progetto ed è stato venduto per il poco quanto 30 per cento del prezzo dei relativi predecessori clunky e meno funzionali.

Nelle due decadi che sono seguito, la concorrenza fra i fornitori del software della gestione di progetti riscaldati, prezzi è sceso e la funzionalità è andato cielo su. Molti pacchetti ora sono più duri da imparare ed usare. Consideri la vostra propria esperienza di usando l'elaborazione di testi, la base di dati, o il software del foglio elettronico. Non sono ci versioni più iniziali dei programmi correnti che erano più facile e più conveniente? Potevate schioccarli dentro, impararli in un giorno o così ed andare sul vostro senso allegro.

Oggi, con il megabyte d'espansione conta, esso sembra che i fornitori devono avere tutto più il dispersore della cucina. Ciò dà loro l'occasione progettare l'elenco splashy di ads umpteen le caratteristiche. Realisticamente, quanta gente è veri utenti di alimentazione che l'uso tutte le caratteristiche fatte pubblicità a?

ATTENZIONE

Considerando che il responsabile di progetto de Harvard potrebbe essere imparato dentro poco come giorno se foste diligenti, il software corrente della gestione di progetti può prendere fino a cinque giorni del vostro tempo, se siete a partire dal quadrato uno e non avete guru o mentor del pc qui vicino per dirigerlo avanti.

Di chi Scelta È Esso?

Certamente, se la vostro organizzazione, reparto o divisione già usa o preferisce certo tipo di software, quindi la vostra decisione già è fatto. La vostra ricerca diventa acquistantele padronanza di quel software—o almeno delle parti che sono cruciali affinchè sappiano.

Tip

Se una marca del software della gestione di progetti è la scelta preferita nel vostro posto di lavoro ed altri progetti impiegano tale software, siete relativamente fortunati. Gli altri responsabili o personale di progetto sapranno usarlo e possono servire da gurus ad-hoc del software voi.

Senza gli utenti con esperienza nella vostra regolazione del lavoro, alcune domande importanti si pongono:

Che genere di software dovrebbe essere scelto?

Nel software di scelta della gestione di progetti una regola pratica deve scegliere un pacchetto popolare e molto ben noto. Il prezzo è probabile essere altamente competitivo, la gente intorno voi avrebbe sentito parlare il fornitore o sentirsi che il software ampiamente è conosciuto e non dovrete spendere il tempo molto che difende la vostra decisione!

Chi dovrebbe impararlo?

Se voi e voi volontà sola avete responsabilità dell'imparare il software, dovete sviluppare il tempo e la spesa nel vostro preventivo che—vi occorrerà tempo impararlo o prendere un corso ed il vostro tempo ha un costo.

Tip

L'istituto della gestione di progetti a http://www.pmi.org/ e la torretta di controllo della gestione di progetti a http://www.4pm.com/ ogni offerta un'ampia varietà di libri, di materiali audiovisivi, guide di addestramento, addestramento di aula, seminari e sempre più, addestramento in linea. Inoltre, PMFORUM a

http://www.projectmanager.com/ offre una miriade di prospettive di carriera per i responsabili o quelli di progetto che cerca di entrare nella professione.

Mentre può sembrare evidente che voi come il responsabile di progetto dovrebbe essere l'utente primario del software della gestione di progetti, potete avere bisogno di di ripensare quel presupposto. Secondo che cosa state controllando ed il dynamics della vostra organizzazione, se doveste essere l'utente primario del software, potreste spendere il brunt del vostro tempo che funziona con il software ed avere tempo piccolo prezioso a sinistra per formare e la costruzione della vostra squadra, offrire e requisiti di segnalazione effettuanti il genere generale di gestione di progetti giornaliera che l'impresa richiede.

Riconoscendo il pericolo di avere un responsabile di progetto sia ugualmente immerso con il software della gestione di progetti, alcune organizzazioni hanno stabilito i gruppi di sostegno o forniscono ai gurus interni del software. Questi gurus sono gli esperti interni e spesso sono prestati alle squadre della gestione di progetti per la durata del progetto.

I gurus lavorano direttamente con il responsabile di progetto, comprendendo le sue risposte, rispondendo alle sue domande ed intraprendendo che cosa tipi di analisi il responsabile di progetto chiede. Effettuano ordinariamente i programmi, rapporti del preventivo e rintracciano la destinazione delle risorse. Un guru con esperienza del software conosce come ed ogni quanto tempo ripartire il progetto ha collegato i rapporti con il personale di progetto ed i consegnatari di progetto in generale.

Che cosa È Il Vostro Piacere?

Supponendo che non siete nella posizione dove la vostra organizzazione presterà qualcuno voi che maneggieranno il brunt delle attività e di supporre del software della gestione di progetti che non ci è programma particolare della scelta ancora stabilito, come andate circa la selezione del software?

In primo luogo, stabilisca che genere di utente state andando essere, che in gran parte sono determinati da due elementi: il formato del vostro progetto e quanto tecnico siete.

Per i progetti molto piccoli delle persone zero - due per un progetto di alcuni mesi o di di meno, è possibile che non c'è nessun software della gestione di progetti! Quanto così? Potete già possedere tutti i software e conoscenza che del software dovete essere efficaci nel controllo del progetto piccolo. Stiamo parlando dei fogli elettronici, elaborazione di testi, grafici o programma di disegno e la funzionalità per generare le tabelle, i grafici, i diagrammi di flusso ed altri schemi.

Tip

Benchè in qualche modo improvvisata, la combinazione dei rapporti e delle esposizioni che potete radunare con il vostro software corrente e le abilità potrebbero essere più sufficienti per il vostro progetto abbia bisogno di.

Il vostro software corrente può essere interamente sufficiente se la struttura di base di ripartizione del lavoro (WBS) e una tabella o due di Gantt è tutta che abbiate bisogno di e necessariamente non dovete generare un percorso critico.

Per i progetti che fanno partecipare quattro o più genti, estendendo parecchi mesi o più lungo, con una varietà di risorse critiche, ha il significato investire in un certo tipo di software. Di nuovo, necessariamente non deve essere software della gestione di progetti per se. Molti registano ed i programmi di programmazione del software vengono con le funzioni di builtin. Potete produrre le tabelle, tabelle di Gantt e perfino effettuate un programma per quattro - dieci genti. Sempre più, potete fare questo sui calcolatori tenuti in mano.

Tip

Con una squadra totale della gestione di progetti di quattro genti, estesa sopra parecchi mesi, impiegare il software dedicato della gestione di progetti può avere la maggior parte del significato.

Software dedicato della gestione di progetti

La concorrenza fra i fornitori dedicati del software della gestione di progetti è acuta. I fornitori importanti nel campo includono PlanView, Inc., Primavera, Microsoft, benvenuto di Dekker ed Artemus. (una descrizione del software della gestione di progetti con le descrizioni può essere trovata nella lezione seguente.) Ci sono inoltre programmi dell'basso-estremità che li aiuteranno a generare i programmi, i rapporti di progetto e le tabelle di base che non richiedono tan tempo imparante. I prodotti quali Gantt rapido, semplicità della pietra e vendita di visione di progetto per più meno di $100 e sono disponibili ai superstores dell'ufficio come pure i depositi dettaglianti del software.

Tip

Il software economico della gestione di progetti può essere la vostra opzione migliore se non avete chiunque altrimenti nell'organizzazione che può servire da guru, ma desiderate automatizzare, piuttosto che manualmente generate i rapporti e le tabelle critici.

Supponga che state controllando molta gente sopra molti mesi ed abbia mille o più mansioni e compiti secondari completare. Qui, guardereste il software della gestione di progetti per i responsabili di progetto di media scadenza. Potete spendere dovunque $200 - $6.000 usando le versioni caratteristica-più cariche di software chiamate sopra. La maggior parte dei pacchetti vi daranno la gamma completa di attrezzi cercati dai responsabili di progetto uniformi del veterano sui progetti multiyear.

Il problema con software a questo livello è che potete transformarsi in rapidamente in uno schiavo ad esso. Per esempio, deciderete programmare e rintracciare tutti i compiti secondari e mansioni basati sui tempi di inizio identificati, tempi di completamento, per ogni membro del personale, tutto il tempo? O, conterete continuamente sul vostro personale per darvi le valutazioni delle mansioni e dei tempi di completamento di compito secondario?

Contando sull'input dei vostri aiuti del personale per costruire una squadra, ma su esso prende più lavoro.

Usando il software è inizialmente arduo, salva il tempo più successivamente e mantiene la vostra testa davanti uno schermo del pc più spesso—assente dalla gente e dagli eventi che accadono interamente intorno voi.

Il software high-end della gestione di progetti è progettato per la durata più grande e più lunga, la maggior parte dei tipi implicati di progetti. Se siete un utente high-end, non avreste preso questo libro. Qui, stiamo parlando del software che può variare da alcuni mille a parecchio mille dollari. Imparare tali pacchetti potrebbe occorrere le settimane. La procedura di selezione del software da solo potrebbe occorrere le settimane o i mesi.

ATTENZIONE

Anche se all'alta estremità ci sono tanti programmi disponibili, fatto da tali fornitori come il cobra, semantico, Instaplan, Klavis (per gli utenti del mac), apra il programma, Primavera, Microsoft, gestione di progetti di impresa, Microplanner ed altri, che avreste bisogno di un consulente di fare una tal selezione.

Senza riguardo al vostro livello di conoscenza del software della gestione di progetti, la vostra selezione ha potuto essere uno dei fattori più importanti nel successo generale di progetto. Molti responsabili di progetto hanno trovato che il software in il vigore è troppo complesso e troppo poco maneggevole per usare per l'intero progetto. Una certa estremità che consuma soltanto un elemento del software, come stanziare o programmazione; alcuni lo usano soltanto per fare le tabelle; altri si concludono sull'abbandonare il midstream del software. Indubbiamente, un lotto intero della rimescolanza segue perché qualunque il software ora è stato usato per le necessità di essere fatto manualmente.

Come userete il software della gestione di progetti?

La prima volta, gli utenti modesti non useranno ovviamente il software della gestione di progetti il senso che una pro volontà con esperienza. Tuttavia, ci sono livelli di uso degno differenziare:

Segnalazione

Qui il responsabile di progetto usa il software per generare le tabelle di PERT/CPM, possibilmente, o di Gantt. Può usare altri programmi del software quali l'elaborazione di testi ed i fogli elettronici per completare i suoi grafici di progetto e per produrre i rapporti.

Inseguimento

Il software è usato per confrontare reale contro progresso previsto. Poichè il personale di progetto completa le mansioni ed i compiti secondari, i risultati dei loro sforzi sono annotati in modo che lo sforzo d'inseguimento rimanga corrente.

Inseguimento di progetto

Un sistema per identificare e la documentazione prestazioni di progresso per la rassegna efficace e della diffusione ad altre.

Che cosa-se

Il software della gestione di progetti è agganciato per identificare l'effetto di mescolareare le risorse, di cambiare l'ordine dei compiti secondari, o di cambiare dipendenze delle mansioni. Che cosa-se l'analisi è genere di divertimento, perché ottenete le risposte immediate.

ATTENZIONE

Cambi una variabile alla volta per avere una stretta completa del relativo effetto. Se cambiate troppe variabili immediatamente, l'immagine diventa nuvolosa.

Controllo di costo

I responsabili di progetto usano il software della gestione di progetti per assegnare i costi alle varie risorse di progetto. Ciò è fatta solitamente calcolando verso l'esterno quanti tempo e sforzo delle risorse è consumato. Lientz e Rea osservano che "la maggior parte dei sistemi di software della gestione di progetti difettano della flessibilità nelle spese di trasporto così come le interfacce stanziare e nei sistemi contabili." Quindi, i calcoli di costo che un responsabile di progetto fa non inseriscono generalmente le strutture generali di costo i ragionieri nel suo lavoro di organizzazione con.

Cronometrare

Aggiungendo le ore del membro del personale addetto al programma hanno consumato nelle varie mansioni ed i compiti secondari in maniera regolare, responsabili di progetto possono allora generare mostrare di rapporti reale contro uso previsto delle risorse.

Liste di controllo e scelte

È duro generalizzare che tipo di vari livelli del software degli utenti può richiedere, ma qui è alcuni test di verifica generali degno considerare:

Facilità di uso

È il software facile inserire, è là buoni schermi di aiuto, è là una lezione privata, è là supporto di cliente forte ed il menu del software è guidato ed intuitivo? È facile da spostare le cose intorno, è gli ordini standard come possibile e facile imparare? È ci un manuale accompagnante che è facile da leggere? Potete ottenere cominciati rapidamente su alcune funzioni?

Segnalazione delle funzioni

Il programma tiene conto il modificazione specifico delle disposizioni di rapporto, inscatoli questi facilmente è importato in altri programmi del software e possono essere conservate facilmente, aggiunto a, hanno unito ed hanno letto?

Rilevamento della capienza

Il software offre le tabelle di base della gestione di progetti (virtualmente tutti), è là recalculation automatico, è là opzioni di facile impiego e sono ci possibilità di goccia e di resistenza? Possono le tabelle essere importate facilmente ed esportate, sono grafici di sostegno facili da vedere ed usare e possono le tabelle essere cambiate prontamente in altre forme?

Generatori del calendario

Questo software tiene conto i calendarii di tutte le durate, in una varietà di disposizioni, per le funzioni differenti del progetto e del personale di progetto, con la capacità di contrassegnare i giorni e le ore particolari, con le feste ed altri giorni nonworking preprogrammati e sono facilmente questi calendarii inoltre importable ed esportabili?

Collegamento

Potete collegare facilmente con i sistemi di telecomunicazione e le informazioni sono ripartite facilmente con altre che richiedano l'accesso in linea? Sono efficienti in termini di spazio di byte consumato?

Generazione di reports

Possono una varietà di disposizioni di rapporto essere selezionati, con le possibilità cambianti rapide ed il transference facile al software di elaborazione di testi? In più, consideri questi attributi:

Le esposizioni onscreen le previsioni dei rapporti prima delle offerte di stampa una varietà di disposizioni per Gantt e gli impianti delle tabelle di PERT con una varietà di stampatrici e di altre attrezzature permette a parecchi progetti di ripartire uno stagno comune delle risorse trasporta gli elementi del costo dall'operazione o entro tempo

Permette la stampa delle sottosezioni delle tabelle

Accetta sia gli aggiornamenti manuali che automatici di programma

La maggior parte dei fornitori che incontrerete per avere tali possibilità. Quindi, dovete andare oltre un confronto rigoroso di funzionalità del software e considerare gli attributi, i benefici ed i servizi di usando un fornitore particolare pure. Infatti, dato che tutto l'acquisto principale è consigliabile avere un buon insieme delle domande. Ciò che segue è una lista adattata dal mio libro la guida del idiot completo allo sforzo in carico. Chieda ai fornitori se

Offra tutti i corporativo, governo, associazione, militari e sconti degli educatori? Abbia settimanale, il mensile, o sconti stagionali trimestrali?

Offra gli sconti non di punta?

Garantisca il prezzo più basso? Accetti le carte di credito importanti? Accetti gli ordini dal fax o dal E-mail?

Abbia una garanzia dei soldi-indietro, o altra garanzia? Usi una linea d'ordinamento del fax 1-800?

Garantisca le date di trasporto?

Abbia una linea di servizio gratuita del cliente?

Eviti di vendere, affittare, o al contrario usando il vostro nome e richiedere le informazioni? Assicuri le spedizioni?

Addebiti trasporto e maneggiare? Includa la tassa?

Abbia tutte le altre spese? Abbia demos?

Offra gli aggiornamenti liberi o a basso costo? Abbia riferimenti disponibili?

Mantenga una lista dei clienti soddisfatti nella vostra zona? Sono stati nel commercio desiderano?

Abbia termini di consegna standard? Garanzia il prodotto?

Facendo una lista, controllante lo due volte

Dopo che stabiliate il vostro proprio insieme dei criteri di selezione nella considerazione di tutte le cose che il vostro progetto richiede e nella considerazione di vari attributi, benefici e caratteristiche di funzionamento con ogni fornitore, aggancisi in un'esercitazione utile: Decida su carta che cosa dovete avere contro che cosa è piacevole da avere contro che cosa non è necessario, ma lo prenderete se è offerto.

Allora, usando gli articoli, le revisioni del prodotto ed i luoghi di fotoricettore dei fornitori, effettuano un'indagine preliminare di vari pacchetti disponibile e come impilano in su. Una tabella o una griglia semplice con i fornitori elencati attraverso la parte superiore che rappresenta le colonne e gli attributi importanti a voi giù la parte di sinistra della pagina basteranno.

ATTENZIONE

Le procedure di selezione possono essere brutali. Potete incontrare dieci o dodici fornitori possibili, ma la prova per battere presto giù la lista a tre - cinque. A volte, una caratteristica particolare è così eccezionale che supera altri elementi in peso mediocri del pacchetto generale del fornitore.

La maggior parte dei fornitori prontamente vi offriranno le dimostrazioni del prodotto. Giù i demos loadable del prodotto sono spesso disponibili al Web site del fornitore. Altrimenti, i demos possono essere osservati spesso sopra il Internet.

Tip

Alcuni fornitori permettono che trasferiate un pacchetto dal sistema centrale verso i satelliti completo, disponibile per una durata limitata.

Se avete limitato il campo a tre o quattro fornitori, avete una probabilità di combattimento di identificare quello quel raduni migliori i vostri bisogni.

Tip

Se a tutto il possibile, osservi il software realmente in uso nella vostra propria organizzazione o in qualche luogo altrimenti.

L'osservazione del software in uso è dicente. Qualcuno nel campo, realmente usando il software, può fornire alla primo-persona immessa quanto a dove il software lucida e non lucida. Ottenete le informazioni ben più ricche che potete ottenere da un Web site o, per quella materia, da un demo del prodotto.

La 30-Seconda Ricapitolazione

Il software della gestione di progetti è diventato più specializzato e più bewildering. Molti pacchetti faranno i lavori che dovete fare, ma saranno così difficili da imparare ed acquistare padronanza che sprecate le risorse importanti, vale a dire del vostro tempo. Più difettoso, vi concludete sull'abbandonare il pacchetto.

Molte organizzazioni prestano i gurus del software ad un progetto o hanno altri responsabili di progetto che possono assicurare ad hoc mentoring. Se questo si applica a voi, considerisi fortunato.

Non ottenga in modo da immerso nel software che perdete il contatto con il vostro personale addetto al programma e l'ambiente che li circonda.

La scelta del software giusto può essere vitale. Predetermini i vostri criteri di selezione in modo che non siate buffeted tramite un allineamento infinito delle opzioni, dei benefici e delle caratteristiche.