La maggior parte delle descrizioni del lavoro
includono un requisito delle abilità efficaci di comunicazione, sia
orali che scritte. Tristemente, molta gente lo trova difficile
esprimere le loro idee su carta e comunicare così efficacemente sia
all'interno che all'esterno le loro organizzazioni. Qui sono
alcuni suggerimenti per migliorare le vostre abilità di scrittura:
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Pensi prima che scriviate. Potrebbe di che cosa
avete bisogno per comunicare essere espresso più meglio verbalmente?
Le motivazioni più importanti per documentazione scritta sono:
una decisione importante deve essere presa; iete
occupandosi di un'edizione complessa; il materiale deve essere
studiato prima che una decisione sia presa.
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Scriva il vostro materiale in una sequenza logica:
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All'inizio, dichiari la ragione per la quale è
stato scritto.
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Dopo, particolarmente nel caso di un appunto di azione,
lasci tutta la gente che legge il documento conosce che cosa è
previsto di loro.
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Per concludere, fornisca le informazioni richieste dai
lettori.
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Sia breve ed al punto — le vostre idee chiave
dovrebbero levarsi in piedi chiaramente fuori.
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Cominci lasciando i lettori conoscere il valore della
vostra nota. Attraggalo con le introduzioni quale "questo
rapporto rivelerà come la società può conservare fino a $15
milioni!"
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Provi a dare una rotazione positiva al vostro messaggio.
Per esempio, potete rilasciare una dichiarazione quale
"l'azienda che la politica li richiede che non fumate nella
costruzione" una dichiarazione più positiva dicendo, "è benvenuta
fumare nel courtyard."
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Mostri a lettori come i benefici avranno effetto su su
loro. Convertendo "una I" in "" potete fare spesso questo.
Per esempio, "so che possiamo offrire i vantaggi significativi
sopra la nostra concorrenza" possiamo essere cambiati "ai noi saremmo
soddisfatti per dimostrare i benefici riceverete."
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Lasci i vostri lettori sapere sempre che avete un senso
acuto di che cosa i loro bisogni
sono. Ciò li motiverà per intraprendere le azioni che
richiedete.
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Mantenga i paragrafi corti, particolarmente quello primo.
Se il materiale sembra facile da leggere, i destinatari
entreranno nella carne del documento prima che lo conoscano.
Vari la lunghezza dei paragrafi durante la parte, ma provi a
mantenere tutti relativamente corti.
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Eviti di bloccare il vostro documento con i particolari.
Risparmi priorità bassa e materiale tecnico per i collegamenti
o le appendici. Avvisi i vostri lettori alla loro esistenza
riferendosi: "Veda Il Collegamento A."
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Usi la lingua normale ed eviti il gergo, a meno che faccia
parte di vocabolario normale dei vostri lettori.
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Eviti la ripetizione. Attiri l'attenzione sulle idee
importanti tramite la formattazione e la disposizione all'interno del
documento.
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_ trasmett copia relativo collega soltanto. La gente
che riceve le copie senza prevederle sarà confusa e può ritenerla
sospetto del gioco della politica dell'ufficio.
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Modelli la vostra scrittura sugli esempi eccellenti.
Faccia le copie di scrittura che li impressiona e mantengale
sulla lima.
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Eviti la polarizzazione di genere nella vostra scrittura.
Le seguenti tecniche sono utili quando si occupano del problema
difficile "di he/she":
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Usi gli oggetti plurali. Per esempio, "il
responsabile dovrebbe venire a contatto di regolarmente con i suoi
commessi" potrebbe essere espresso come "i responsabili dovrebbero
venire a contatto di regolarmente con i loro commessi."
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Usi i pronomi plurali o neutri. Per esempio, "non
c'è nessun uomo un'isola" potrebbe diventare "nessuno è un'isola," o
persino "non siamo isole."
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Usi i nomi neutri anziché i pronomi singolari. Per
esempio, "chiedagli che sa che" potrebbe diventare "chieda alla
persona che sa."
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Eviti i pronomi possessivi. Per esempio, "il
responsabile dovrebbe dire alla sua gente" potrebbe essere espresso
come "il responsabile dovrebbe dire al personale."
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Scriva come se stiate parlando con i vostri colleghe.
Uno stile colloquiale è più approachable e leggibile che
stilted, linguaggio formale.
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Legga ad alta voce il vostro lavoro per vedere se suona di
destra. Faccia i cambiamenti se necessario e leggali ad alta
voce ancora fino a che non funzionino.