Documento Convenzionale Di Accettazione

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Scopo

Le raccolte di documenti convenzionali di accettazione l'accordo del cliente, del garante e di altri consegnatari che il progetto è stato completato e consegue i relativi obiettivi. La forma più comune del documento convenzionale di accettazione è il documento di accettazione di cliente, riconoscente che il progetto è stato sviluppato come il cliente originalmente chiesto.

Applicazione

L'accettazione convenzionale è usata come il riconoscimento legale che i deliverables di progetto sono stati trasportati come previsti. È usata per certificare il progetto come completo e per liberare l'organizzazione di progetto da tutti gli obblighi futuri. A causa della natura importante e pesante contrattuale del documento, normalmente è sviluppata presto nel progetto ed è rivista con il cliente. Allora è conservata ed usata durante i processi di closeout di progetto o di fase.

Soddisfare

Un documento convenzionale di accettazione può essere presentato come una forma o lettera. Fornirà il particolare sulla data dell'origine del progetto, del nome di progetto e del grado (se non totale) di accettazione. In quanto il documento richiede una firma del cliente e normalmente è iniziato dall'organizzazione di progetto, deve essere destinato infine per ciclare di nuovo all'organizzazione di progetto dopo la sign. Può riflettere tutti i documenti di accettazione della pietra o di interim che sono stati scambiati, ma dovrebbe servire da ultimo determinante che il cliente accetta i deliverables come generati.

{cliente}

Questa lettera deve certificare che tutti i deliverables nel quadro del progetto [ name/number ] sono stati trasportati in conformità con il contract/agreement datato [ data ]. Le approvazioni di interim per questi deliverables sono state accettate e firmato state sopra [ date ]. Ciò serve da affermazione che gli ultimi e deliverables finali partecipanti al progetto l'accordo sono stati trasportati e cerchiamo il vostro accordo.

Se ci sono edizioni o delle preoccupazioni eccezionali che non sono state indirizzate

prego allarme [ nome ] della nostra organizzazione appena possibile. Abbiamo apprezzato il serving voi in questo sforzo ed osserviamo in avanti al nostro rapporto continuo. Firmi prego due copie di questa lettera, mantenenti uno per le vostre annotazioni e restituenti l'altro noi via la busta auto-richiamata e timbrata inclusa.

[ firma ]

X ___________________ della data del ______________________ (firma del cliente)

Metodi

Si noti che la lettera di accettazione di cliente non entra nel moltissimo particolare circa la natura del rapporto, del tipo di lavoro che stava realizzando, del livello di sforzo, o degli specifics del progetto. In un documento convenzionale di accettazione, la chiave deve riferire una fonte primaria della documentazione (come il contratto) e garner la firma del cliente. Alcuni clienti possono percepire tutti i supplementi al documento convenzionale di accettazione come aggiunte contrattuali o come la loro approvazione o accettazione di determinati comportamenti o funzioni di prestazioni che non sono state specificate all'interno dell'accordo di progetto o del contratto.

Quanto alla scelta di una lettera o di una forma per accettazione convenzionale, la lettera genera più di un senso di calore professionale, mentre le forme possono essere percepite come fredde o pragmatiche. Entrambi servono la stessa funzione, ma la natura del rapporto o dei protocolli corporativi può guidare l'uso di uno contro l'altro.

Considerazioni

Poiché il documento convenzionale di accettazione richiede un impegno da parte del cliente e perché quell'impegno libera l'organizzazione di progetto da ulteriori obblighi (tranne quelli descritti nel contratto), alcuni clienti possono usare l'emissione del documento convenzionale di accettazione come occasione estrarre le concessioni del lastminute dall'organizzazione di progetto. È importante notare che il documento di accettazione riflette il progetto come contratto ed anche se le organizzazioni possono scegliere accede in ritardo’alle richieste del cliente s, tutte le variazioni importanti nel metodo di progetto o la consegna possono avere bisogno di di essere riconosciuto come aggiunte del contratto o all'interno del corpo del documento convenzionale di accettazione.