protocollo di eMail/eMail

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Scopo

I E-maihi sono generalmente documenti interni informali per la compartecipazione delle informazioni. Generano un'annotazione del documento e forniscono una storia delle transazioni delle informazioni, ma fanno in modo da senza la formalità di un memorandum (veda la sezione successiva). Anche se considerato informale, le transazioni di E-mail possono avere il peso convenzionale nelle azioni giudiziarie e sono considerate parte dell'annotazione’storica di organizzazione s.

Applicazione

I E-maihi possono essere usati in virtualmente qualunque regolazione e per quasi qualunque tipo di compartecipazione o di trasferimento delle informazioni. Sono usati ogni volta che ci è una necessità di ripartire le informazioni rapidamente, completamente ed asynchronously. Sono usati quando l'annotazione può essere importante a successo delle comunicazioni collega, ma non sono necessariamente di importanza storica.

Soddisfare

Anche se il contenuto di informazioni del E-mail ampiamente è variato, gran parte delle informazioni incluse nelle intestazioni del documento è costante. Le informazioni di intestazione includono una data, il nome ed il E-mail del partito di trasmissione, il name(s) ed il e-mail(s) del recipient(s) ed il tema incluso. Il soddisfare informativo all'interno del E-mail può essere questionario corto o lungo. Può essere di natura convenzionale o informale, ma dovrebbe essere trattato sempre come se potrebbe essere effettuato come componente dell'annotazione permanente.

Metodi

Nel E-mail di formazione, ci sono un certo numero di metodi di potenziale. I responsabili di progetto in alcune organizzazioni detteranno “la disposizione” di informazioni tematica per includere soltanto gli elementi di dati specifici, quali il numero del pacchetto del lavoro, il progetto name/code e/o la natura del E-mail (per esempio, richiesta di approvazione, dati del cliente e informativi, forma allegati). Generando le regole specifiche per le che informazioni possono essere incluse nel titolo di indice, E-mail che fascicola e che filtra può essere fatto più rapidamente.

Protocollo Del Email Del Campione

Per tutto il E-mail di progetto, la linea tematica leggerà come segue:

(Numero) Del Pacchetto Del Lavoro—(Nome)—(Natura)

• I numeri del pacchetto del lavoro possono essere derivati dal WBS, immagazzinato sulla lan a w:/project/projectfile.mpp.

• Il nome sarà il nome della natura in causa pacchetto del lavoro (per esempio, scavo del fondamento • ) sarà una delle tre categorie seguenti:

Richiesta di approvazione

Dati informativi (allegati)

Se un E-mail direttamente non è collegato con un pacchetto specifico del lavoro, l'intestazione leggerà come segue:

(Supporto Di Progetto Di Nome—Di Progetto)—(Natura)

Nessun E-mail includerà “una traccia” di più di quattro transazioni passate di E-mail senza un sommario di quelle transazioni nel primo paragrafo del E-mail.

Per quanto riguarda il contenuto del E-mail in se, alcuni protocolli di base dovrebbero essere seguiti. L'uso di tutte le lettere maiuscole per tutta la parola o della serie di parole è percepito generalmente come gridando. Tale uso dovrebbe essere minimizzato. Inoltre, la parola siete visti frequentemente come accusatory nelle transazioni di E-mail. Anche se non può essere eliminato, il relativo uso dovrebbe essere considerato molto con attenzione. E perché i E-maihi sono trattati rapidamente e possono essere radiodiffusione ad un numero significativo di partiti di progetto, la lista’del destinatario s dovrebbe essere limitata a quelle direttamente incastrata su dalle informazioni’di E-mail s.

Considerazioni

L'urgenza del E-mail è sia bane che blessing. È utile nell'ambiente di progetto a causa di frequente esigenza del trasferimento di informazioni immediato. Può essere deleterio perché a volte consiglia “ad una risposta” riscaldata senza tempo di considerare le implicazioni di lunga durata di una tal risposta. Pochi E-maihi sono così critici che un periodo di cinque minuti di raffreddamento-fuori non può essere applicato. Negli ambienti in cui le sensibilità sono alte o dove il E-mail ha generato le preoccupazioni nel passato, un periodo di attesa può raccomandarsi bene.