Ordine del giorno Di Riunione Di Kickoff

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Scopo

La riunione di kickoff è uno degli elementi più critici della fase di progettazione, perché questa è la riunione a cui i membri della squadra, i responsabili di progetto, i fornitori ed il cliente riuniscono insieme per la prima volta. È l'occasione regolare la fase per il resto del rapporto. Quindi, l'ordine del giorno di riunione di kickoff si transforma in in uno dei primi veri documenti di progettazione da ripartire universalmente con tutti i consegnatari di progetto. Fornisce il profilo di che cosa accadrà alla riunione di kickoff.

Applicazione

Un ordine del giorno di riunione di kickoff è usato per sia le riunioni interne che esterne di kickoff per informare i partecipanti circa i soggetti da coprire, il programma e l'intenzione generale della riunione. È fornito, in anticipo, a tutti i partecipanti per concedere loro il tempo di valutare il metodo di riunione e di determinare se ci sono delle informazioni che supplementari dovranno riunire prima della riunione.

Queste riunioni possono essere usate internamente per accertarsi che tutti i partecipanti trasportino gli stessi messaggi al cliente. Possono essere usate con i consegnatari esterni per sviluppare un senso dell'eccitamento circa il progetto e per accertarsi che la visione di organizzazione’s di progetto per lo sforzo sia stata allineata rispetto alla visione del cliente. Le riunioni interne ed esterne di kickoff sono normalmente riunioni differenti con differenti obiettivi. Gli elementi comuni per entrambi includono lo sforzo sviluppare la squadra e la chiarificazione di obiettivi di progetto.

Soddisfare

Le riunioni di kickoff devono includere una descrizione generale del progetto e del metodo di organizzazione’s di progetto a trasportare il progetto. Ma la riunione si permette spesso la prima (ed in alcuni casi, solo) occasione per tutti i consegnatari di progetto essere introdotto e chiarire i loro ruoli nel progetto. Un profilo per una riunione piuttosto esauriente di kickoff può anche includere le attività iniziali molto di progettazione pure.

Ordine del giorno Di Riunione Di Kickoff Del Campione

1.0 Descrizione di progetto e di benvenuto

Il benvenuto è condotto spesso dal responsabile di progetto, ma questa operazione può anche cadere ad un esecutivo del maggiore-livello all'interno dell'organizzazione. Alcune organizzazioni preferiscono fare introdurre ai quadri ad alto livello il progetto per dare ai partecipanti un senso del livello relativo di importanza dello sforzo.

La descrizione fornita qui dovrebbe disegnare direttamente dal contratto, dalla dichiarazione di lavoro, o dal memorandum d'intesa che sta guidando lo sforzo. Anche se il metodo di organizzazione’s di progetto al lavoro può essere discusso ad un livello elevato, questa è una dichiarazione generale di portata e dell'intenzione.

2.0 Introduzioni: Ruoli e responsabilità

L'introduzione dei membri della squadra e dei loro ruoli può permettersi un'occasione per le attività della squadra-costruzione. I membri della squadra dovrebbero identificare non soltanto le loro organizzazioni, ma anche la natura del lavoro che condurranno sul progetto; ciò può offrire un'occasione delle attività della squadra-costruzione attraverso le introduzioni comuni (che hanno squadra che i membri comunicano con e che si introducono) o attraverso l'altra introduzione creativa si avvicina a.

Senza riguardo alla natura delle introduzioni, dovrebbero essere tempo costretto; altrimenti, questa attività può potenzialmente interessare il resto del programma’di riunione s se non verificato bene e controllare.

3.0 Intenzione Di Progetto

Questo componente può essere condotto dal cliente e/o dal garante di progetto. Presentano i loro punti di vista su che cosa credono che il progetto dovrebbe compire e su come lo sforzo sarà compiuto. Ciò permette che il cliente e/o il garante introducano la loro visione dello stato della loro organizzazione dopo che il progetto sia completato. Può anche servire mentre l'affermazione del metodo di organizzazione’s di progetto come la riunione continua.

4.0 Intenzione Q&a

Un riassunto, sessione di domande e risposte tempo-limitata permette che i consegnatari affermino la loro comprensione dell'intenzione di progetto.

5.0 Metodo Di Progetto

Questo componente sarà condotto dal responsabile di progetto o dal suo designee per rivedere come l'organizzazione di progetto intende realizzare l'intenzione di progetto. Ciò dovrebbe essere una revisione ad alto livello di una varietà di componenti di progetto, compreso programma, di impegni comuni (fra il progetto e le organizzazioni del cliente) e di strategie di comunicazioni per accertare il risultato migliore. Ciò è frequentemente il singolo componente più lungo della riunione di kickoff.

6.0 Metodo Q&a

Un riassunto, sessione di domande e risposte tempo-limitata permette che i consegnatari affermino la loro comprensione del metodo di progetto.

7.0 Rassegne Di Breakout

Nei più grandi progetti, è necessario spesso da scoppiare i membri nelle zone rispettive di progetto o gruppi funzionali tenere conto un'analisi più dettagliata del metodo. Se questo è il caso, il responsabile di progetto dovrebbe avere un rappresentante diretto su ciascuno dei subteams, con l'intenzione che faranno rapporto sui loro risultati e discussioni in quel gruppo. Quei capi del subteam serviranno da più piccoli facilitators del gruppo e dovrebbero avere una revisione preparata di che cosa discuteranno e la portata dei loro sforzi di progetto.

8.0 Breakout Q&a

Un riassunto, sessione di domande e risposte tempo-limitata permette che i membri del subteam affermino la loro comprensione di che cosa si è detto nelle revisioni di breakout.

9.0 Impegni Del Consegnatario

Durante le sessioni di intenzione , di metodo e di breakout, gli impegni significativi di progetto sono fatti spesso, compreso le promesse trasportare il supporto, la documentazione, o le risorse all'interno di data struttura di tempo. Poichè la riunione avvicina la relativa fine, questi impegni dovrebbero essere documentati e rivisti per accertare una comprensione comune di che attività sono in corso e che attività dovranno essere indirizzate.

10.0 Progresso e punti seguenti

Il responsabile di progetto o il dirigente anziano dovrebbe dichiarare chiusa la riunione ripetendo i punti seguenti sul progetto, compreso tutta l'attività significativa nella settimana o nel mese prossima. Ci dovrebbe anche essere un recapitulation delle realizzazioni fatte nel corso della riunione per rinforzare il valore dell'attività del gruppo.

Metodi

Secondo la portata del progetto, le riunioni di questa natura possono durare un'ora o parecchi giorni. In tutto il caso, la determinazione su durata dovrebbe riflettere il formato e la complessità relativi di progetto. Un progetto di sei settimane che fa partecipare 3.000 membri della squadra può, dalla necessità, avere bisogno di un kickoff di due giorni. Un progetto di due anni con una squadra di tre può avere bisogno soltanto di un'ora o di due della revisione di ottenere andare di progetto. In più, il personale addetto al programma dovrebbe accertarsi che la giusta riunione stia tenenda. Le riunioni interne di kickoff tengono conto una comprensione comune dei funzionamenti, delle comunicazioni e delle interazioni interni in un ambiente libero ed aperto. Le riunioni esterne di kickoff integrano il cliente e proiettano le organizzazioni e come tali, alcuni delle comunicazioni devono coricarsi nei termini che sono accettabili in entrambi gli ambienti. Un metodo più prudente a ripartire le informazioni è reso necessario dalla riunione esterna di kickoff.

Considerazioni

Un invito ad una riunione di kickoff può essere visto come distintivo di honor da coloro che è invitato, perché indica il loro ruolo nel progetto è sufficiente per garantire l'invito. Quindi, gli inviti di riunione di kickoff possono essere caricati politicamente, perché alcuni rappresentanti desidereranno essere invitati semplicemente ad affermare la loro condizione politica nel organization(s). I test di verifica liberi dovrebbero essere stabiliti per quanto riguarda chi dovrebbe presenziare alla riunione in modo che la spiegazione razionale usata per generare la lista dei membri sia inequivocabile.

Inoltre, mentre le riunioni interne di kickoff tengono conto il flusso libero della discussione circa i machinations organizzativi interni, le riunioni esterne di kickoff non dovrebbero. In alcuni casi, sarà necessario da istruire i membri della squadra (particolarmente subappaltatori) circa che cosa è adatto per la discussione nella riunione esterna di kickoff e che cosa non è.