Tecnologie Dell'Audio Della Gestione Di Progetti

Sistema di teleconferenze

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I congressi di telefono sono un attrezzo ordinario di affari, ma la profondità e la varietà di metodi sono cambiato negli ultimi anni. Un certo numero di anni fa, avendo più di quattro o cinque individui su una teleconferenza sarebbe stato considerato poco maneggevole. Ora, la tecnologia si permette la capacità di includere le centinaia o persino i migliaia delle persone su una singola chiamata di congresso. Tali teleconferenze su grande scala sono frequentemente Internet sostenuto, caratterizzando una presentazione in linea, accoppiata con una discussione condotta da una manciata di individui sulla fase virtuale “di teleconferenza.” I partecipanti possono sollevare le questioni attraverso l'interfaccia del Internet, ma la discussione può ancora essere dominata da quelle in carica.

La teleconferenza convenzionale di alcuni giocatori chiave è ancora commonplace pure. In tutto di questi piani d'azione, la chiave all'esecuzione riuscita sta sapendo quando per i partiti è adatto parlare e devono controllare i meccanismi della chiamata. Forse la funzione più challenging di sistema di teleconferenze per molta gente è che dimenticano la cortesia comune di identificazione personale normale (per esempio, “questo è ancora Roger e penso…”). A causa della distorsione inerente a molte riceventi ordinarie del telefono, la frequente identificazione personale è essenziale per effettuare un flusso libero delle informazioni.

Anche quando le sfide tecniche sono sormontate, la teleconferenza ha la difficoltà inerente di difettare del contatto personale (come la maggior parte delle tecnologie a distanza). Come tali, i partiti nel congresso dovrebbero chiedere chiarificazione qualunque momento ci sono tutti i dubbi circa che cosa sta essendo detto. Il contenuto di una chiamata di congresso dovrebbe essere descritto chiaramente all'inizio della chiamata e dovrebbe essere identificato con gli obiettivi liberi per ogni elemento soddisfatto. Se il soddisfare richiede la documentazione di sostegno, tale documentazione dovrebbe essere trasmessa (via il fax, il E-mail, o la posta inviata) prima della chiamata e là dovrebbe premeeting l'affermazione che la documentazione di sostegno è stata ricevuta. La chiamata dovrebbe essere trattare come una riunione, con un ordine del giorno libero e con tutta la conversazione diretta all'ordine del giorno. Poiché le chiamate di congresso possono ottenere confusionare in termini di chi stanno parlando e tutti i riferimenti possono fare, qualunque momento l'ordine del giorno è emendato o si sostituisce, ci dovrebbe essere una definizione precisa dell'obiettivo di nuova discussione del tema.

Le regole libere di comportamento dovrebbero essere stabilite per quanto riguarda quando è adatto parlare, interrompere, o unire la conversazione. È inoltre importante stabilire le norme di base per tali cose semplici come mettendo il congresso “sulla stretta” (dove “la musica” della stretta può transformarsi in in una distrazione), mettenti il telefono sul muto (senza quale rumore di fondo’ dei partecipanti può svilupparsi intollerabile), o identificantesi all'inizio di ogni girata “parlante.” Se alcuni partecipanti sono semplicemente là ascoltare, può essere necessario a intervalli durante la chiamata da affermare la loro presenza o partecipazione continua attraverso una chiamata del rullo o un controllo semplice su condizione (per esempio, “Bob? Siete alambicco con noi?”).

Le chiamate di congresso possono transformarsi in in una distrazione importante, perché i partecipanti hanno il potenziale smarrirsi dal soggetto (come tutta la riunione). Le chiamate di congresso possono causare la frustrazione se i partecipanti misinterpret il tono della voce durante la conversazione. La discussione dovrebbe essere misurata e perfino e gli altoparlanti dovrebbero fare uno sforzo minimizzare il discorso intenso e veloce. Senza il contesto della lingua di corpo e delle espressioni facciali per sostenere la lingua, può misinterpreted prontamente. Come tali, qualunque momento una chiamata di congresso è percepita come causare il misunderstanding, il soggetto attuale
se sia messo abbastanza a lungo per chiarire il contesto impressionabile dei partecipanti e della loro comprensione di che cosa sta essendo detto.

Voce-Posta

Per alcuno, la voce-posta è la tecnologia della scelta per la gestione di progetti. Come con il E-mail, tiene conto la comunicazione asincrona ed apre il portello per trasferire le informazioni al whim o alla volontà. Come con il E-mail, tuttavia, inoltre ha un downside in quanto alcuni individui lo usano inadeguato o all'eccesso. la Voce-posta è più efficace (come con virtualmente tutta la comunicazione) quando ci è chiaro che le procedure sono seguite come rituale. Limitando le durate, le informazioni chiarenti del contatto e fornire la latta delle informazioni brevemente tutta la marca l'esperienza della voce-posta molto più positiva. L'omissione di stabilire tali guida di riferimento può condurre alla contraddizione ed al misunderstanding.

Telefonate

Le telefonate convenzionali sono intese per il trasferimento rapido delle informazioni con una certa misura di urgenza. Possono anche essere usate per chiarificazione delle edizioni che non sono state trasmesse efficacemente nella forma scritta o grafica. Sono usate liberalmente nel commercio moderno, ma dovrebbero essere limitate a quelle situazioni dove una vasta annotazione del documentary non è essenziale o dove il tempo è dell'essenza. Possono anche essere usate giustamente quando il mittente non è efficace a ripartire le informazioni via la parola scritta.

La natura delle conversazioni telefoniche dovrebbe essere breve e chiarire. Tentare una revisione della lungo-forma di tutto l'elemento di progetto di importanza durante la telefonata invita l'occasione per i disaccordi ed i misunderstandings circa che cosa era detto o come le informazioni è stato trasportato. I tipi “classici” di he-said/she-said di discussioni possono essere guidati dal soddisfare male scelto per tali discussioni.
Sul telefono, specialmente dentro un--un sulle conversazioni, la mancanza di lingua di corpo lascia la voce sola per trasportare il messaggio. Per alcuni mittenti, la qualità di voce non è un'edizione. Per altri, una qualità monotona alla loro voce può essere normale, ma può intendersi come essendo alesando. il discorso del Veloce-fuoco può essere interpretato come aggressivo ed il discorso lento può frustrare eccessivamente semplicemente la ricevente. Il metodo dovrebbe essere uno del tono colloquiale, accoppiato con una compiacenza essere paziente ed ascoltare completamente le risposte prima di fornire le risposte.

Se la chiamata è intesa per essere un componente dell'annotazione ufficiale di progetto, dovrebbe essere seguita da un E-mail, da un appunto, o da un'entrata d'affermazione del ceppo del telefono. Un ceppo del telefono, se mantenuto, è nient'altro che un'annotazione sequenziale dei periodi, delle date, dei visitatori e della natura delle chiamate.

Forse le considerazioni moderne più significative vengono con l'uso di un telefono cellulare. I microfoni su tali telefoni sono estremamente sensibili, ma alcuni utenti ritengono coercitivi per parlare fortemente in loro a causa dei dispositivi’ per graduare ed appesantire. dovuto i miglioramenti nella tecnologia cellulare, tali telefoni frequentemente hanno sensibilità più di alta qualità e migliore del microfono che un'unità metallica e dovrebbero essere trattati allo stesso modo (con un livello ragionevole di segretezza richiesto).