Il ruolo del responsabile di progetto nelle comunicazioni

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Il ruolo del responsabile di progetto è uno del facilitator di comunicazioni. Quello non significa che lui o lei trasmette tutte le comunicazioni. Significa che il responsabile di progetto è responsabile dell'accertarsi che le comunicazioni siano trasmesse, ricevuto e (al grado possibile) capito. Compire che, il responsabile di progetto può identificare ha preferito i modi di comunicazioni per i consegnatari critici, valuta i mezzi migliori per permettere quei modi ed accerta l'integrità del processo come il progetto continua.

Identificare ha preferito i modi di comunicazioni, il responsabile di progetto dovrebbe valutare un campione rappresentativo dei consegnatari’di progetto s. In un piccolo progetto, questo può essere fatto dalle interviste. Nei più grandi progetti, questo può essere compiuto dalle indagini. Il processo e le domande sono discussi più ulteriormente nella sezione sull'attrezzo di programma di comunicazioni.

Una volta che i modi di comunicazioni sono stati identificati, l'operazione seguente nel programma di comunicazioni—che permette quei modi di comunicazioni—è critica. Il responsabile di progetto può avere bisogno di di stabilire i protocolli di E-mail o il etiquette della voce-posta del telefono. Lui o lei può avere bisogno di di investire il tempo e l'energia nella costruzione un Web site di progetto o “della Comunità virtuale” sulla rete local-area (lan). Lui o lei può avere bisogno di di identificare gli attrezzi specifici da usare (e gli attrezzi da evitare) ha basato sui bisogni della squadra e del cliente. Senza riguardo alla scelta di tecnologia o del metodo, il consiglio deve essere stabilito per accertare l'applicazione costante. Senza consistenza, le comunicazioni vogliono finalmente analizzano.

Per accertare l'integrità del processo, il responsabile di progetto deve verificare occasionalmente il sistema per accertarsi che i messaggi stiano ricevendi e capendi. In un'organizzazione d'addestramento, il presidente pianterebbe occasionalmente i brevi, messaggi bizzarri in profondità nei suoi memorandum alla prova se o non l'intero messaggio stava ricevendo. Ha imparato che soltanto una manciata di suo personale realmente stava leggendo l'intero documento e lui ha cambiato i suoi protocolli di conseguenza. Il responsabile di progetto che comunica bene troverà i sensi verificare l'integrità del sistema, sia in termini di ricevuta del messaggio che capire. Solo perchè un E-mail è contrassegnato poichè “ricevuto” doesn’t si accerta che realmente sia letto o capito. La convalida attraverso punto-controlla è mezzi ragionevoli di funzionamento per migliorare la qualità del messaggio mentre si muove dal mittente verso la ricevente. Comunicando con mittenti circa risposte e riceventi circa i messaggi è un primo punto verso identificare le lacune potenziali.