Realizzare il cambiamento della coltura di impresa con un programma della gestione di progetti

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La gestione di progetti è una delle discipline più difficili e più challenging in tutto il campo, specialmente ESSO. Le statistiche che sono state riunite in molti anni sostengono quella dichiarazione. Per esempio, secondo il simposio del gruppo di Gartner expo ’97, “30 per cento di tutti i progetti del software viene a mancare completamente. Dei progetti riusciti, 70 per cento sono completati sopra il preventivo o il programma.”

Chiaramente, la gestione di progetti efficace è un obiettivo difficile da realizzare. È critica all'esecuzione riuscita dei sistemi d'informazione. Il trasporto dei sistemi nei termini ed all'interno del preventivo lungamente è stato l'obiettivo principale della gestione di progetti. Molte organizzazioni raccolgono ed analizzano questo il preventivo e lo programmano trics in uno sforzo migliorarli. Molte di queste stesse organizzazioni hanno definito gli accordi del livello di servizio di che organizzazione deve venire a contatto. Nei contratti commerciali fra ESSO i fornitori e le aziende, omissione di raggiungere gli obiettivi della gestione di progetti possono provocare le pene finanziarie significative.

Pochi professionisti sosterrebbero contro il concetto che la gestione di progetti efficace è obbligatoria. Come renderlo efficace è l'argomento di molto dibattito. Ci è stato e continua ad essere, molte metodologie della gestione di progetti. Tutti tentano di definire un processo che controllato quello conduce ai successi costanti nella consegna dei sistemi. Il grado di successo, tuttavia, non è sradicato solitamente nel processo in se. Piuttosto, è controllato ad un grado notevole dagli atteggiamenti e dalla coltura della gente che deve usarla. Di conseguenza, effettuare un programma vero riuscito della gestione di progetti è più di uno sforzo piuttosto che soltanto di installazione del cambiamento della coltura della metodologia ultima della gestione di progetti. Infatti, a meno che ci sia un cambiamento della coltura, le probabilità della metodologia che usando con successo su una base continua è minime.

Nelle seguenti sezioni, gli autori descrivono uno sforzo importante del cambiamento della coltura che è stato compiuto con successo usando un programma della gestione di progetti come il veicolo.

PRIORITÀ BASSA DI INCHIESTA

Lo studio di impresa in questo caso faceva parte di una società internazionale di manufacturing del dollaro miliardario, con un investimento significativo in ESSO. L'impresa si è vantata sul relativo uso innovatore di tecnologia e l'interno organizzazione era stato riconosciuto per merito in pubblicazioni influenti di industria.

Parecchi fattori all'interno dell'organizzazione del cliente hanno contribuito all'esigenza di un processo efficace della gestione di progetti. L'impresa aveva avvertito il cambiamento principale di affari, compreso una diminuzione significativa nel commercio, seguito dalla a

spodestamento dell'unità di affari e una fusione della società madre con un'altra società principale di manufacturing. Durante questo tempo, che costituisce un fondo per era stata ridotta significativamente ed allora era stata ristabilita. Poichè l'unità di affari ha perseguito le nuove occasioni, i sistemi con tecnologia corrente sono stati richiesti richiamare più efficacemente il mercato.

Organizzazione era matura e centralizzata ed era stata outsourced cinque anni precedentemente ad un maggiore ch'assiste la ditta. Una metodologia riservata della cascata sviluppata dal cliente è stata usata durante gli anni 80, ma il rigore con cui è stata impiegata aveva diminuito con le diminuzioni di impresa (e gli intervalli costituenti un fondo per riferiti) verso la fine degli anni 80 e dell'inizio degli anni 90. Una clausola nel contratto originale di outsourcing lo ha richiesto fornitore per usare il metodo riservato del cliente a meno che autorizzato per fare al contrario, perché quella metodologia era stata applicata con successo nel passato.

Mentre l'impresa e la tecnologia stavano cambiando, la metodologia riservata non stava essendo aggiornata o adattata a in corso d'evoluzione. I metodi non erano a disposizione per richiamare le esecuzioni client/server, le situazioni teaming espanse di progetto, le esecuzioni del pacchetto di programmi, o lo schieramento dei progetti nei piccoli rilasci multipli come stato necessario per richiamare lo stato regli affari velocemente cambiante. L'ambiente ha fornito un'occasione eccellente introdurre una nuova metodologia che migliorerebbe la misura che il commercio ha bisogno di.

IL BISOGNO DI AFFARI

Driver Del Cliente

Durante tre - cinque anni, l'organizzazione del cliente ha progredito dal richiedere che fornitore di servizio rimane statica nei servizi di trasporto (come era stato fatto con successo prima del outsourcing), a richiedere innovatore ESSO soluzioni e metodi dal fornitore. L'impresa stava trovando che i relativi propri clienti hanno richiesto l'innovazione, la velocità e la prevedibilità nei loro prodotti e questa esigenza ha dovuto essere risposta a dal ESSO fornitore di servizio per permettere al commercio di rispondere rapidamente alle relative proprie richieste del mercato.

Con il cambiamento nel senso di affari, lavoro si è evoluta da manutenzione e dalle piccole mansioni di aumento a sviluppo più nuovo ed ai progetti importanti di modifica. Durante questo tempo, il cliente ha notato che alcuni progetti sono stati funzionati con successo, mentre altri sono venuto a mancare. Spesso, gli investimenti significativi sono stati fatti nei progetti che finalmente sono stati determinati per non essere possibili, o che hanno preso molto più lungamente e costo molto più originalmente progettato.

La progettazione e rintracciare per un progetto dipendevano dal responsabile di progetto assegnato. Quelli con più esperienza o più esposizione ad industria - i metodi accettati della gestione di progetti hanno teso a fare più documentazione, progettazione ed inseguimento — ed hanno teso a riuscire più. Altri hanno lottato per colpire i preventivi ed i programmi dell'obiettivo, o sono venuto a mancare completamente. Anche coloro che era metodi differenti usati riusciti e prodotti del lavoro per realizzare gli obiettivi del progetto. Sia i metodi che i risultati erano imprevedibili dalla prospettiva’del cliente s.

ESSO Obiettivi Del Fornitore Di Servizio

Allo stesso tempo, il fornitore di servizio stava intraprendendo gli sforzi standardizzare gli attrezzi e le tecniche della gestione di progetti attraverso i relativi propri luoghi. La flessibilità significativa della mano d'opera ha potuto essere realizzata usando i processi comuni a tutti i luoghi del lavoro. Le strutture ed i deliverables costantemente definiti di ripartizione del lavoro permetterebbero agli impiegati di fare un passo in un progetto a tutta la posizione o in qualsiasi gruppo di lavoro all'interno di una posizione ed immediatamente capiscono la condizione di progetto ed i risultati previsti.

Il fornitore stava vincendo il nuovo lavoro, ma stava soffrendo con il resto dell'industria nel resourcing che nuovo lavoro. I responsabili di progetto con esperienza erano fra le risorse critiche cercate a quasi ogni nuovo cliente di outsourcing. Un programma per definire la gestione di progetti in un modo graduale e per trasportare l'addestramento e gli attrezzi per permettere il rollout riuscito del programma, è stato considerato un obiettivo di chiave. Questo programma ha potuto allora complementare i programmi attuali per identificare e valutare i responsabili di progetto per ulteriore sviluppo di carriera.

Esigenza di prevedibilità

Gli studi di industria hanno indicato che lo schieramento dei processi standard nella gestione di progetti attraverso un'impresa provocherà la consistenza migliorata dei risultati. I preventivi ed i programmi saranno più vicino alla realtà. Col tempo, i preventivi ed i programmi realmente saranno ridotti come conseguenza della consistenza migliorata.

Effettuando un metodo costante e ripetibile alla gestione di progetti, sia il cliente che il fornitore hanno visto che potrebbero realizzare il rendimento aumentato, la capacità migliore spostare rapidamente gli impiegati verso i progetti dove erano i più necessari e la prevedibilità più grande del costo e della durata di ogni progetto. Era nell'interesse di entrambi i partiti perseguire una metodologia standard della gestione di progetti.

METODO

Un Metodo Tre-Three-Pronged

Sulla base di esperienza precedente, la squadra di metodologia ha determinato che tre componenti fossero necessari nel programma di schieramento:

Processi standard e procedure, definiti agli attrezzi livellati dettagliati del § per permettere rendimento in quanto segue l'addestramento del § di campioni che ha integrato gli attrezzi con i processi
Il trasporto dell'alcun un pezzo solo senza gli altri non riuscirebbe.

Un insieme completo delle tecniche che potrebbero essere usate come struttura per la metodologia era già disponibile nella metodologia del proprietario’del fornitore di servizio s. Che cosa era necessario era un'esecuzione molto specifica di quelle tecniche che hanno incorporato gli attrezzi per sostenere il processo e la consegna attraverso un codice categoria di addestramento a tutti i professionisti previsti.

Processi e procedure standard

La definizione delle procedure dettagliate e graduali è dalla natura difficile e che richiede tempo. In questo caso, la complessità delle procedure, unita con le loro correlazioni, ha fatto l'operazione che daunting particolarmente. La squadra di metodologia si è composta di responsabili di progetto con esperienza che inoltre hanno avuti le abilità per documentare il processo. Hanno funzionato indipendentemente entrambi e mentre un gruppo per scrivere, rivedere, integrare e verificare i processi con un'inchiesta per accertarsi che potrebbero essere effettuate nell'ambiente del cliente.

L'impresa ha consistito delle zone funzionali multiple, ciascuno di cui ha funzionato diversamente e si è interagito con il fornitore di servizio nei sensi differenti. Una metodologia era necessaria che produrrebbe i risultati costanti malgrado le differenze nei sensi che i requisiti sono stati ricevuti e le differenze in formato e natura dei progetti.

I processi hanno dovuto essere destinati in modo da renderli applicabili ai progetti di tutti i formati. Tutto lo sforzo che non è stato inteso solamente per correggere una disfunzione è stato considerato un progetto allo scopo di quanto segue la metodologia. Per quel motivo, il processo ha dovuto essere flessibile nel permettere che un responsabile di progetto (con l'aiuto di un metodologo addestrato) selezioni quei punti che erano interessati al progetto ed eviti i punti inutili. Tuttavia, l'adattamento del percorso con la metodologia ha dovuto essere un risultato della revisione e della decisione coscienti, piuttosto che eliminazione automatica dei requisiti. Anche i piccoli progetti hanno potuto essere elevato rischio o missione critica, richiedendo un'esecuzione più completa della metodologia.

Attrezzi per sostenere il nuovo processo

Precedenti ad introdurre i nuovi processi avevano fallito quando l'esecuzione ha dimostrato troppo difficile o il tempo - consumando per il personale. Mentre potrebbero accosentire con la necessità concettuale di progettare e documentare, quando queste mansioni sono diventato opprimenti, sono stati tentati per passare verso le sfide più emozionanti di tecnologia. Spesso, il cliente ha consigliato loro tagliare i angoli pure, desiderando entrare rapidamente nel codice visibile e deliverable. Questo metodo è risultato essere shortsighted quando il codice trasportato non ha fatto fronte alle richieste’reali del cliente s, o la manutenzione del sistema risultante è stata diminuita di perdita dello sviluppatore originale e la mancanza di documentazione per l'impiegato sfavorevole richiesto a di prendere sostiene.

La squadra di metodologia ha determinato che fosse critica accertarsi che gli attrezzi di facile impiego fossero a disposizione per aiutare il personale a resistere allo stimolo allo short - giri intorno alla metodologia. La squadra ha contato su un deposito centrale, citato come toolkit, che ha contenuto una versione testuale in linea della metodologia. Questo toolkit generico è stato adattato per includere le forme, mascherine e gli esempi che proiettano i capi ed i membri della squadra avrebbero bisogno di efficientemente e costantemente produrrebbero i deliverables richiesti.

Addestrando in come applicare il processo

Per concludere, un codice categoria di addestramento era necessario. Prima del lancio nel tema specifico, gli allievi hanno avuto bisogno di alcune informazione introduttive di aiutarli a capire l'esigenza della gestione di progetti e, in particolare, della pianificazione rigorosa di progetto. Gli esempi dei progetti che sono venuto a mancare quando la pianificazione di progetto non è stata fatta o è stata fatta aleatorio sono stati forniti. I driver di affari per sia il cliente che il fornitore di servizio sono stati coperti in dettaglio certo. Una volta che capissero perchè l'oggetto era importante loro, gli impiegati erano aspettano per imparare i nuovi metodi.

Gli allievi hanno dovuto diventare esperti con le procedure dettagliate ed essere sicuri in come trovare la procedura che la hanno avuta bisogno e che applicano all'operazione. Inoltre hanno dovuto capire i componenti del toolkit e come li aiuterebbe in quanto segue la metodologia. Per realizzare questi obiettivi, le sessioni hands-on del laboratorio sono state comprese nell'addestramento. Questi laboratori sono stati intesi per accertarsi che che cosa stava discutendo nelle conferenze potrebbe essere applicato una volta l'allievo è andato di nuovo al lavoro.

Il materiale di corso è stato costruito e rivisto dalla squadra, seguita da un codice categoria pilota ha trasportato all'amministrazione dei personali di progetto dei destinatari. Pilotando con l'amministrazione ha dato le risposte necessarie sul contenuto e sulla durata del corso ed inoltre ha aiutato nel convincere il buy - dentro dall'amministrazione per sostenere il processo quando è stato schierato.

Gli allievi in ogni codice categoria hanno offerto le risposte ed i suggerimenti per miglioramento. Nel possibile, questi suggerimenti sono stati compresi. Tutti i suggerimenti con attenzione sono stati rivisti e considerato stati e la conclusione di ogni codice categoria ha incluso una revisione dell'amministrazione dei perfezionamenti nel lavoro ed ha progettato. Questa revisione inoltre ha richiamato tutte le inquietudini suscitate durante quel codice categoria, se il suggerimento era nel lavoro, progettato, o nessuno. In questo modo, gli allievi potevano vedere che le loro preoccupazioni stavano considerande dall'amministrazione, anche se ogni singola preoccupazione non potesse essere accomodata.

Che cosa originalmente è stato progettato addestrare per un piccolo gruppo di 10 - 15 responsabili di progetto si è sviluppato in un'iniziativa di addestramento che ha coperto oltre 200 personali di progetto. Come i responsabili di progetto hanno assistito all'addestramento, hanno suggerito che i loro membri della squadra assistono pure. I personali con la responsabilità di progetti molto piccoli e individuali hanno visto la metodologia come occasione esercitarsi nelle tecniche provate che potrebbero condurle alle responsabilità più grandi in avvenire.

Quelli addestrati erano, per la maggior parte, entusiasti dell'abbraccio dei metodi nuovi. Ottenendo la conoscenza e gli attrezzi per fare la pianificazione tive di progetto del effec, sono diventato più sicuri che potrebbero sviluppare un programma e commettere ad un programma e ad un preventivo realistichi al raduno i loro bisogni’ di clienti. Il nuovo metodo inoltre li ha fatti ritenere più professionista — più capace di vedere la vasta prospettiva connessa con la progettazione del progetto. Tanto come l'appaltatore generale che costruisce una casa, potrebbero capire come tutti i compiti secondari misura insieme, piuttosto che vedendo la vista molto più stretta di un subappaltatore.

FATTORI CRITICI DI SUCCESSO

Obiettivi Reciproci

Lo scopo primario di questa lezione privata è stato discutere come andare circa effettuare un cambiamento della coltura usando un programma della gestione di progetti come l'attrezzo per fare così. Affinchè qualsiasi programma riesca, deve essere basato sugli obiettivi liberi e specifici. Poiché la coltura è soprattutto un'edizione del comportamento, per cambiare la coltura, una deve cambiare il comportamento.

Il comportamento cambiante è un'attività estremamente difficile. Ciò è particolarmente allineare quando la coltura è stata entrenched per un periodo di tempo esteso. Naturalmente, cambiare una coltura necessariamente non implica che la coltura attuale sia difettosa. La coltura fornisce una struttura per il funzionamento efficace di tutta l'impresa. Questa dichiarazione è certamente allineare per la maggior parte delle imprese.

Nel caso che è discusso, la coltura era stata sul posto per così periodo di tempo lungo che “una mentalità” di autorizzazione aveva cominciato a sviluppare. Lo stesso gruppo aveva sostenuto lo stesso cliente, lo stesso senso, seguendo le stesse procedure tali che aveva cominciato a prendere il cliente per assegnato — o almeno quella era la percezione del cliente. Reale o non, la percezione si transforma in nella realtà.

Per un cambiamento della coltura da avvenire in questo genere di ambiente, è necessario che sia il cliente che ESSO organizzazione ha reciprocamente obiettivi di accosentire-to. In questo caso, l'amministrazione di entrambi i partiti ha desiderato il cambiamento.

Per sia il cliente che organizzazione, prevedibilità dei risultati era un obiettivo d'esclusione. dovuto la contraddizione delle procedure della gestione di progetti e dei processi che usando, era molto difficile da fare stanziare e la programmazione efficaci. Spesso, il fattore di successo ha sembrato essere soprattutto l'abilità del responsabile di progetto individuale in causa, piuttosto che tutto il processo ben definito che è stato usato in maniera regolare.

Una delle ragioni principali per cui entrambi i partiti erano in modo da interessato al cambiamento era che i loro commerci rispettivi erano cambiato. Gli ambienti competitivi per entrambi erano aumentato drammaticamente. Il commercio costa era aumentato significativamente; quindi, i margini di guadagno stavano rientrando nell'esame accurato aumentato. I risultati costanti e prevedibili per ESSO si proietta erano critici.

L'obiettivo’principale del cliente s era di avere una metodologia della gestione di progetti che era standard, efficace ed usato attraverso tutti si proietta e raggruppa realizzare il successo costante di progetto. Obiettivo’primario di organizzazione s doveva sviluppare una nuova coltura che è stata basata su un senso forte di urgenza, sull'uso dei processi standard, sulla responsabilità e su un fuoco sui risultati riusciti di affari, quali gli obiettivi costantemente realizzanti di programma e del preventivo, così come merito tecnico.

Discussioni fra l'amministrazione del cliente ed organizzazione ha rivelato una comunanza degli obiettivi e un desiderio lavorare insieme per realizzarli. Quindi, il fondamento per uno sforzo riuscito del cambiamento della coltura è stato messo sul posto.

Garanzia

Gli obiettivi per uno sforzo del cambiamento della coltura sono stati messi una volta sul posto, l'operazione più critica seguente è di identificare chiaramente i garanti per il programma. Deve essere chiaro che i livelli adatti dell'amministrazione di entrambi i partiti sono fortemente dietro lo sforzo ed attivamente coinvolto nel farlo accada. Gli appunti, i E-maihi e le dichiarazione di supporto non sono sufficienti. La partecipazione attiva è l'unico metodo che identifica agli impiegati che la squadra dell'amministrazione intende affinchè il cambiamento avvenga e personalmente è coinvolto nel farlo accade.

In questo caso, la testa del ESSO organizzazione dove i personali di progetto segnalati hanno fatto un'apparenza personale ad ogni codice categoria. Questa persona poteva rinforzare

l'importanza di nuovo metodo (ed indirettamente di nuova coltura) mostrando abbastanza interesse personale e l'avvocatura all'introito cronometrano per parlare ad ogni gruppo degli allievi.

In più, la nuova squadra dell'amministrazione è stata data il senso che la loro conformità’del gruppo s al nuovo metodo sarebbe usata come misura del loro successo. Mentre sono stati dati la libertà all'input di give per miglioramento ai processi ed all'addestramento definiti, le aspettative sono state regolate chiaramente per quanto segue la metodologia una volta che fosse sul posto.

La ricompensa ed il riconoscimento hanno fatto una parte nello sforzo di garanzia pure. Quando le valutazioni di cliente hanno migliorato e la nuova metodologia si è citata come il driver per quella percezione migliorata, parecchie forme di riconoscimento sono state usate per ricompensare sia la squadra di metodologia che ha definito che schierato il processo ed il personale addetto al programma che la hanno effettuata.

L'Impiegato Compra

Il terzo e forse il fattore di successo più importante e più critico in uno sforzo del cambiamento della coltura è buy degli impiegati - dentro. Quando questi tipi di programmi sono tentati, questo fattore è quello che determina il più spesso il successo o il guasto. Gli obiettivi sono necessari, come è garanzia. Senza il supporto di coloro che realmente userà ed effettua il programma, tuttavia, le relative probabilità di riuscita sono minime.

In questo caso particolare, ci erano un certo numero di azioni intraprese per contribuire ad accertare il successo. Il primo di questi era il reclutamento di una squadra nuova dell'amministrazione. I responsabili maggiori con una vasta gamma di esperienza di aziende e di colture differenti conscripted. Ciascuno è stato assunto con la conoscenza che uno sforzo importante cambiare la coltura attuale stava andando essere messo in movimento e sarebbero giudicati responsabili dell'effettuarlo.

Sapendo sarebbero responsabili per effettuare il programma erano certamente importanti nell'accertare il successo. Più d'importanza, tuttavia, sono stati dati l'occasione contribuire a sviluppare il programma. Quando il codice categoria di addestramento stava sviluppando, la squadra dell'amministrazione era il codice categoria pilota. Le loro osservazioni, critiche e suggerimenti per miglioramento sono stati compresi nel codice categoria nell'ordine affinchè loro realizzino un senso della proprietà; quindi, hanno ritenuto che erano proprietari del processo.

Il primo codice categoria è stato insegnato ad un gruppo ristretto dei responsabili di progetto attuali. L'intenzione era di guadagnare la loro accettazione del programma e di fare loro stare bene “ai capi di pensiero” per lo sforzo. Ulteriormente, sono stati dati l'occasione discutere come i processi e l'addestramento riferito dovrebbero essere cambiati. Usando il loro input, la squadra ha apportato le modifiche come state necessarie.

Guadagnare il supporto e l'accettazione di nuova squadra dell'amministrazione e permettere che gli impiegati abbiano una voce nello sviluppo e nell'esecuzione del programma generale hanno generato il buy degli impiegati - dentro. Di conseguenza, il nuovo metodo si è transformato in “nel commercio come di consueto.” Poichè i nuovi impiegati hanno unito il gruppo, i codici categoria supplementari di addestramento sono stati previsti per assimilarli il più rapidamente possibile nell'organizzazione e nella coltura.

CONCLUSIONE

I locali principali di questa lezione privata sono che il cambiamento della coltura nelle grandi, imprese affermate è spesso necessario e molto difficile da compire. Unisca quella situazione con l'esigenza della gestione di progetti efficace ed i responsabili hanno un'operazione molto difficile. Nel caso si è presentato dagli autori, l'impresa ha riconosciuto la necessità per un cambiamento importante della coltura di riflettere in corso d'evoluzione di affari e un'esigenza corrispondente di un metodo molto disciplinato della gestione di progetti che che cosa stava usando. L'impresa ha unito questi due bisogni in un programma anno-lungo che ha coinvolto lo sviluppo e l'esecuzione di un metodo della gestione di progetti che è stato usato mentre il driver per effettuare un cambiamento importante della coltura. La misura più considerevole del successo di questo sforzo è che le valutazioni di cliente del ESSO organizzazione sono andato da a mala pena sufficiente ad eccellente ed è stata effettuata su un periodo esteso di tempo.